Me gusta este tema pues ya llevo varios años trabajando en forma remota mientras viajo desde Bogotá a Manizales y luego en Altomira y recorriendo Colombia en mi motocicleta, es decir, paso muy poco tiempo en la oficina de Imagine SAS.  Es un hecho que esta pandemia generada por el coronavirus nos va a cambiar la forma de trabajo.

Me gusta leer mucho acerca de lo que yo llamo la «Atomización del Trabajo» y bueno se nos está presentando esta coyuntura y no he encontrado mejor lugar para buscar alguna fuente experta sobre el tema y por supuesto me conecte con el sitio web de Business Harvard Review para leer un articulo que me gusto mucho y decidí pasarlo por Google Translation y publicarlo en mi Blog..

Título del Artículo: Guía para apoyar a los más recientes trabajadores remotos.
Escrito por: Barbara Z. Larson, Susan R. Vroman y Erin E. Makarius
Fuente: Harvard Business Review

«… En respuesta a las incertidumbres presentadas actualmente por el Covid-19, muchas empresas, colegios y universidades han pedido a sus colaboradores y estudiantes seguir con sus labores de forma remota, ¡desde casa!

Como estamos viendo ahora, en este tiempo de “crisis” las diferentes circunstancias del día a día han cambiado rápidamente. Es importante que cada organización e institución educativa tengan claras y sólidas políticas sobre el trabajo/estudio de forma remota. Ahora, capacitar a las personas para que puedan tener acceso a las diferentes oportunidades y herramientas que esto puede generar, es fundamental y vale la pena hacerlo, aunque se tenga poco tiempo para prepararse.

Veamos cuál es la mejor forma de mejorar el compromiso y la productividad de cada persona a la hora de realizar el trabajo o el estudio de forma remota.

Desafíos comunes a la hora del trabajo remoto

Para comenzar, los gerentes deben comprender los factores que pueden hacer que el trabajo remoto sea especialmente “exigente” para los colaboradores, pues pueden experimentar, de cierto como, disminuciones en el desempeño laboral y el compromiso cuando comienzan a trabajar desde casa, especialmente en ausencia de preparación y capacitación. Veamos cuales son los posibles desafíos inherentes al trabajo remoto.

La falta de supervisión cara a cara: Tanto los gerentes como sus colaboradores a menudo expresan su preocupación por la falta de interacción cara a cara. Los supervisores temen que los empleados no trabajen tan duro o tan eficientemente como lo hacen de forma presencial, es decir, en la oficina. En algunos casos, los empleados pueden llegar a sentir que los gerentes remotos no están en contacto con sus necesidades y, por lo tanto, no los apoyan ni los ayudan a realizar su trabajo.

Falta de acceso a la información: Los “nuevos” trabajadores remotos a menudo se sorprenden por el tiempo y el esfuerzo adicional que necesitan para localizar la información proveniente de los compañeros de trabajo. Incluso obtener respuestas a lo que parecen preguntas simples puede parecer un gran obstáculo para un trabajador en el hogar. La falta de «conocimiento mutuo» o carecer de tener un contacto más cercano (cara a cara) entre los compañeros de trabajo, se puede prestar para malos entendidos.

Aislamiento social: La soledad es, quizá, la queja más común y recurrente sobre el trabajo remoto, ya que las personas pierden la interacción social informal del entorno de oficina. Se cree que las personas extrovertidas pueden sufrir más el aislamiento a corto plazo que otros, especialmente si no tienen la oportunidad de conectarse con personas en su entorno de trabajo remoto. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, si el tiempo de aislamiento es prolongado, puede generar un efecto de poca “pertenencia” a la organización o, como resultado, puede incentivar a la persona a que abandone la empresa.

Distracciones en el hogar: A menudo vemos fotos de personas realizando trabajos remotos, un padre está sosteniendo a su hijo y escribiendo en una computadora portátil, otras sentado en el sofá o en el piso de la sala de estar. De hecho, esta es una representación terrible del trabajo virtual efectivo. Aquí es importante alentar a las personas para que tengan un espacio de trabajo dedicado y, sobre todo: adecuado.

Sin embargo, en el caso de una transición repentina al trabajo virtual, como estamos viviendo en este momento, algunos colaboradores se pueden enfrentar a espacios de trabajo poco óptimos para desempeñar sus labores, ya que, con el cierre de escuelas y guarderías, la responsabilidad de crianza de los hijos está en vía paralela.

¿Cómo los gerentes pueden apoyar a los empleados remotos?

Aunque el trabajo remoto puede estar lleno de desafíos, también hay cosas relativamente rápidas y económicas que los gerentes pueden hacer para facilitar la transición.

Establecer registros diarios estructurados: Muchos gerentes remotos exitosos establecen una llamada diaria con sus colaboradores remotos. Esto podría tomar la forma de una serie de comunicación uno a uno, si las personas trabajan más independientemente unos de otros, o una llamada de equipo, si su trabajo es altamente colaborativo. La característica importante es que las llamadas sean regulares y predecibles ya que son una vía en la cual, los empleados saben que pueden contar contigo y que las inquietudes y preguntas serán escuchadas.

Proporcionar varias opciones diferentes a la hora de la comunicación: El correo electrónico por sí solo es insuficiente. Los trabajadores remotos se benefician de tener una tecnología «más rica», como las videoconferencias, que brindan a los participantes muchas de las señales visuales que tendrían si estuvieran cara a cara. Las videoconferencias tienen muchas ventajas, especialmente para grupos más pequeños: como mencionábamos, las señales visuales permiten un mayor «conocimiento mutuo» sobre los compañeros de trabajo y también ayuda a reducir la sensación de aislamiento entre los equipos. El video también es particularmente útil para conversaciones complejas o sensibles, ya que se siente más personal que la comunicación escrita o solo de audio.

Hay otras circunstancias en las que la colaboración rápida es más importante que el detalle visual. Para estas situaciones, proporciona la funcionalidad de mensajería individual habilitadas tanto para equipos portátiles como para los dispositivos móviles (como Slack, Zoom, Microsoft Teams, Skype, WhatsApp, entre otros) que se pueden usar para conversaciones más simples y menos formales, así como para una comunicación urgente.

Si tu empresa aún no cuenta con herramientas tecnológicas robustas o con el presupuesto para adquirirlas en este momento, existen formas muy económicas (gratuitas) de obtener versiones simples de estas herramientas como una solución a corto plazo. Consultar con el departamento de TI de tu organización para asegurarse que haya un nivel adecuado de seguridad al momento de transmitir datos antes de usar cualquiera de estas herramientas.

Establecer las “reglas de compromiso”: El trabajo remoto se vuelve más eficiente y satisfactorio cuando los gerentes establecen expectativas para la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para sus equipos. Por ejemplo, «Usamos videoconferencias para las reuniones diarias de registro, pero recurriremos a la mensajería instantánea cuando algo es urgente». Además, si puedes, comparte con tu grupo de trabajo, cuál es la mejor manera y hora de comunicarse contigo durante la jornada laboral. Por ejemplo: «Tiendo a estar más disponible al final del día para conversaciones telefónicas o de video, pero si hay una emergencia antes el día, envíame un mensaje de texto” Finalmente, estar pendiente de la comunicación entre los miembros del equipo (en la medida apropiada), para asegurarse que compartan información según sea necesario y no se están saliendo del tema en cuestión.

Recomendamos que los gerentes o personas encargadas de cada grupo establezcan estas «reglas de compromiso» con los colaboradores y/o equipos de trabajo lo antes posible, idealmente durante la o las primeras reuniones de check-in en línea. Si bien algunas opciones sobre expectativas específicas pueden ser mejores que otras, el factor más importante es que todas las personas compartan el mismo conjunto de expectativas para la comunicación.

Brindar las oportunidades para la interacción social remota: Uno de los pasos más esenciales que puede tomar un gerente es estructurar formas para que los colaboradores interactúen socialmente, es decir, que tengan conversaciones informales sobre temas no laborales, mientras trabajan de forma remota. Esto es cierto para todos los “viejos” trabajadores remotos, pero particularmente nuevo para todos aquellos que están incursionando en el ámbito del trabajo desde casa.

La forma más fácil de establecer una interacción social básica es dejar algo de tiempo al comienzo de las llamadas del equipo sólo para temas que no sean de trabajo, por ejemplo: «Pasaremos los primeros minutos para ponernos al día unos con otros. ¿Cómo estuvo el fin de semana? ¿Qué serie o película pueden recomendarnos para el próximo fin de semana? Entre otras.»

Otras opciones incluyen fiestas de pizza virtuales (en las que la pizza se entrega a todos los miembros del equipo en el momento de una videoconferencia), o fiestas de oficina virtual (en las que los «paquetes de atención» de la fiesta se pueden enviar por adelantado para abrirlos y disfrutarlos simultáneamente). Si bien este tipo de eventos puede sonar artificial o forzado, los gerentes experimentados de trabajadores remotos (y los propios trabajadores) informan que los eventos virtuales ayudan a reducir los sentimientos de aislamiento, promoviendo un sentido de pertenencia.

Ofrecer estímulo y apoyo emocional:  Especialmente en el contexto de un cambio brusco hacia el trabajo remoto, es importante que los gerentes reconozcan el estrés, escuchen las inquietudes y preocupaciones de las personas y se identifiquen con sus luchas. Si un empleado recién alejado está claramente “luchando” pero no comunica estrés o ansiedad frente a la situación, es bueno preguntarle «¿Cómo te está yendo ante esta situación de trabajo remoto hasta ahora?» con lo cual puedes obtener información importante que de otro modo no podrías escuchar. Una vez que hagas la pregunta, asegúrate de escuchar atentamente la respuesta y volver a expresarla brevemente al empleado, para asegurarte que haya avanzado correctamente. Deja que el estrés o las preocupaciones de la persona (en lugar de las tuyas) sean el foco de esta conversación.

La inteligencia emocional y el contagio emocional nos dice que los empleados buscan en sus gerentes pistas sobre cómo reaccionar ante cambios repentinos o situaciones de crisis. Si un gerente comunica estrés e impotencia, esto tendrá lo que Daniel Goleman llama un efecto de «goteo» en empleados. Los líderes efectivos adoptan un enfoque doble, es decir, reconocen el estrés y la ansiedad que los empleados pueden sentir en circunstancias difíciles, pero también afirman su confianza en sus equipos, usando frases como «tenemos esto» o «esto es difícil, pero sé que podemos manejarlo» o «busquemos formas de usar nuestras fortalezas durante este tiempo». Con este apoyo, es más probable que los empleados asuman el desafío con un sentido de propósito y enfoque… «